Die Begründung einer Betriebsstätte in Deutschland kann für internationale Unternehmen erhebliche steuerliche und administrative Folgen haben. Ein einziger Mitarbeiter im Home Office, ein Vertriebsmitarbeiter mit Abschlussvollmacht oder sogar ein gemieteter Spind können ausreichen, um eine Steuerpflicht in Deutschland auszulösen. Bei Vectocon verbinden wir Steuerrecht, Arbeitsrecht und Gesellschaftsrecht zu einer integrierten Lösung, die Betriebsstättenrisiken von Anfang an vermeidet.
Was ist eine Betriebsstätte? Rechtliche und steuerliche Definition
Nach § 12 AO ist eine Betriebsstätte jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Das OECD-Musterabkommen präzisiert in Artikel 5: Eine feste Geschäftseinrichtung, durch die die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird.
Kernelemente einer Betriebsstätte:
Feste Geschäftseinrichtung mit Verbindung zur Erdoberfläche
Verfügungsmacht über die Einrichtung
Gewisse Dauerhaftigkeit (meist über 6 Monate)
Ausübung der Unternehmenstätigkeit
Neben der klassischen Betriebsstätte kennt das deutsche Steuerrecht die Vertreterbetriebsstätte: Personen, die für ein ausländisches Unternehmen Verträge abschließen oder wirtschaftliche Vollmachten ausüben, können auch ohne feste Einrichtung eine Betriebsstätte begründen.
Typische Risikosituationen für internationale Unternehmen
Home Office und Remote Work
Die dauerhafte Arbeit im Home Office birgt erhebliche Risiken:
Verfügungsmacht: Trägt das Unternehmen Mietkosten oder hat der Mitarbeiter ein Firmenschild angebracht?
Dauer: Regelmäßige Nutzung über 6 Monate kann problematisch werden
Tätigkeit: Werden Kernfunktionen oder nur Hilfstätigkeiten ausgeübt?
Vertriebsmitarbeiter und Geschäftsführer
Besonders riskant sind Mitarbeiter mit:
Abschlussvollmacht für Verträge im Namen des Unternehmens
Geschäftsleitungsfunktionen (Ort der Geschäftsleitung)
Regelmäßiger Kundenkontakt mit Verhandlungsvollmacht
Projektarbeit und technische Dienstleistungen
Montagen über 12 Monate (bei manchen DBA: 6 Monate)
Bauausführungen und Installationen
Wiederkehrende Wartungsarbeiten an derselben Stelle
Steuerliche Folgen einer Betriebsstätte
Die Begründung einer Betriebsstätte löst eine beschränkte Steuerpflicht in Deutschland aus:
Ertragsteuern:
Körperschaftsteuer: 15% plus Solidaritätszuschlag
Gewerbesteuer: 7-17% je nach Gemeinde
Gewinnzuordnung nach dem Fremdvergleichsgrundsatz (AOA)
Compliance-Pflichten:
Registrierung beim Finanzamt
Laufende Steuererklärungen
Buchführungspflicht nach deutschem Handelsrecht
Verrechnungspreisdokumentation
Lohnsteuer:
Einbehaltungspflicht als inländischer Arbeitgeber
Sozialversicherungspflichten prüfen
Meldepflichten nach § 138 AO
Praktische Vermeidungsstrategien
Vertragliche Gestaltungen
Arbeitsverträge optimieren:
Klare Tätigkeitsbeschreibungen ohne Vertretungsmacht
Home-Office-Regelungen mit Einschränkungen
Ausschluss von Kerngeschäftsfunktionen
Dokumentation als Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeit
Vollmachtsbeschränkungen:
Keine Abschlussvollmacht für bindende Verträge
Genehmigungsvorbehalte der Zentrale
Schriftliche Dokumentation der Beschränkungen
Organisatorische Maßnahmen
Präsenzmanagement:
Rotation von Mitarbeitern unter 183 Tagen
Nutzung von Co-Working-Spaces statt fester Büros
Dokumentation aller Aufenthaltstage
Strukturelle Alternativen:
Gründung einer deutschen GmbH als Tochtergesellschaft
Anstellung bei bestehender Konzerngesellschaft
Nutzung unabhängiger Handelsvertreter
Compliance und Risikomanagement
Ein effektives Betriebsstätten-Risikomanagement erfordert:
Regelmäßige Assessments:
Jährliche Überprüfung aller Mitarbeiteraktivitäten
Dokumentation grenzüberschreitender Tätigkeiten
Analyse neuer Geschäftsmodelle (Workation, Remote Work)
Due Diligence bei M&A:
Prüfung historischer Betriebsstättenrisiken
Bewertung laufender Aktivitäten
Warranty & Indemnity Klauseln
Betriebsprüfungen:
Vorbereitung vollständiger Dokumentation
Nachweis der Vermeidungsmaßnahmen
Koordination mit ausländischen Steuerbehörden
Der Vectocon-Ansatz: Integrierte Beratung aus einer Hand
Als integrierte Rechts- und Steuerkanzlei koordinieren wir alle relevanten Aspekte:
Ganzheitliche Analyse:
Steuerrechtliche Bewertung der Betriebsstättenrisiken
Arbeitsrechtliche Gestaltung von Verträgen
Gesellschaftsrechtliche Strukturierung
Pragmatische Lösungen:
Digitale Tools für Aufenthaltsdokumentation
Standardisierte Prozesse für wiederkehrende Fälle
Schnelle Umsetzung durch parallele Bearbeitung
Präventive Beratung:
Entwicklung unternehmensweiter PE-Policies
Schulung von HR und Management
Laufende Überwachung kritischer Aktivitäten
Checkliste: 10-Punkte Betriebsstättenrisiko-Assessment
Mitarbeiter in Deutschland: Arbeiten Mitarbeiter regelmäßig von Deutschland aus?
Verfügungsmacht: Hat das Unternehmen Kontrolle über Räumlichkeiten?
Dauer: Überschreitet die Tätigkeit 6 Monate?
Vollmachten: Können Mitarbeiter bindende Verträge abschließen?
Geschäftsleitung: Werden Managemententscheidungen in Deutschland getroffen?
Kerngeschäft: Werden wesentliche Unternehmenstätigkeiten ausgeübt?
Kundenkontakt: Finden regelmäßige Vertragsverhandlungen statt?
Projektarbeit: Dauern Montagen/Baustellen über 12 Monate?
Firmenpräsenz: Existieren Firmenschilder oder öffentliche Auftritte?
Dokumentation: Ist die Vermeidungsstrategie schriftlich dokumentiert?
Warnsignal: Bereits 2-3 "Ja"-Antworten können ein erhebliches Risiko bedeuten.
Fazit und Handlungsempfehlungen
Betriebsstättenrisiken entstehen oft unbemerkt und können erhebliche Folgen haben. Die Komplexität erfordert eine koordinierte Herangehensweise über Rechts- und Steuergrenzen hinweg.
Unsere Empfehlungen:
Führen Sie umgehend ein PE-Risk-Assessment durch
Implementieren Sie klare Richtlinien für Remote Work
Dokumentieren Sie alle Vermeidungsmaßnahmen
Überprüfen Sie bestehende Strukturen regelmäßig
Bei Vectocon bieten wir Ihnen die integrierte Beratung, die Sie benötigen: Ein Ansprechpartner für Steuerrecht, Arbeitsrecht und Gesellschaftsrecht. Von der Risikoanalyse über die Strukturierung bis zur laufenden Compliance – wir vermeiden Betriebsstättenrisiken, bevor sie entstehen.
Kontaktieren Sie Vectocon für eine individuelle Betriebsstätten-Risikoanalyse. Mit unserer integrierten Beratung unterstützen wir Sie bundesweit und international.